Tenir des instances à distance
Avant que ne commencent vos visioconférences, nous vous rappelons quelques éléments de réglementation :
1- Au cours de ces visioconférences, des données personnelles sont utilisées, parfois des données confidentielles, TOUS les participants restent soumis à un devoir de discrétion et ne divulguent pas le lien de la visioconférence.
2- Lors de la tenue d'un CA ou d'un conseil de classe à distance, les participants sont seuls devant leur écran (pas de familles...) afin d'assurer la confidentialité des échanges.
3- Il est formellement interdit d'enregistrer les visioconférences puisque cela nécessiterait de recueillir le consentement écrit de tous les participants (RGPD et droit à l'image et à la voix).
La DRANE - Académie de Grenoble vous propose cinq solutions institutionnelles pour planifier, organiser et mener vos instances à distance : conseils de classe, CA, réunions parents...
Toutes ces solutions nécessitent un temps de prise en main pour le personnel de direction mais aussi parfois pour les participants : par exemple, pour voter avec RESANA.
Mais au fait, pourquoi privilégier une solution institutionnelle ?
Voici quelques éléments de réponses disponibles sur le site de la CNIL :
- Les responsables de traitement (le DASEN pour le 1er degré, le chef d'établissement pour le 2nd degré) sont tenus d’informer , de façon complète, les utilisateurs de l’usage fait de leurs données. Il doit notamment être possible de savoir quelles informations sont enregistrées et réutilisées, et dans quel objectif.
- Les informations collectées sur vous ne se limitent pas nécessairement à ce que vous avez directement fourni et peuvent s’étendre à d’autres types de données techniques permettant de vous ré-identifier (adresse IP, identifiant de l’appareil, cookies ou technologies analogues). Dans tous les cas, ces informations ne doivent pas être collectées à votre insu.
- Vos conversations, dans un contexte privé ou professionnel, peuvent révéler beaucoup d’informations, soit intimes, soit protégées par une obligation de confidentialité par rapport à vos activités professionnelles.
- N’utilisez pas des applications qui ne vous garantissent pas la confidentialité des communications ou qui utilisent vos données pour d’autres finalités : privilégiez les systèmes de visioconférence qui protègent la vie privée.
La Drane vous propose un accompagnement personnalisé si vous avez des questions sur toutes ces solutions : remplissez le ce.dane [at] ac-grenoble.fr (formulaire suivant) et nous contacterons dans les plus brefs délais.
Pour toutes vos visioconférences, nous vous conseillons vivement d'utiliser Visio-agents qui se révèle plus stable que via, plus performant en qualité d'image et de son et plus simple d'utilisation pour les participants (pas de client à installer, la fenêtre de visioconférence s'ouvre directement dans le navigateur).
Solutions institutionnelles pour mettre en place des instances à distance
Chaque bouton vous permettra d'accéder à la page dédiée de la solution sur laquelle vous retrouverez des tutoriels et des pas-à-pas pour tous les éléments listés dans le tableau ci-dessous.
