Tenir des instances à distance avec Apps-Education

Espacement

 

 Apps.Education en quelques mots...

Apps.Education est un ensemble de service proposé par la Direction du numérique pour l'éducation française basé notamment sur l'outil Big Blue Button pour la visioconférence et Nextcloud pour le stockage. Tout agent dispose ainsi d'un espace de stockage en ligne qui peut être synchronisé à l'aide d'un logiciel avec un dossier de sa station de travail. Il peut partager les documents hébergés avec des personnes extérieures par simple lien.

 Les + de Apps.Education

  • Un ensemble de services numériques intégrés libres, gratuits et accessibles dans le même espace
  • L'outil BBB pour la visioconférence et son excellente qualité audio et vidéo
  • Un espace de stockage Nextcloud de 100GO en version définitive
  • La possibilité de partager des dossiers et documents avec des extérieurs (lecture, édition, dépôt...)
  • La création dans Nextcloud de documents texte, tableurs , diaporamas, diagrammes.
  • Un espace Peertube dédié pour chaque agent
  • La possibilité d'organiser son tableau de bord en choisissant ses applications
  • Outil de sondage dans lequel le participant peux proposer des options
  • Partages faciles avec la liste de contact du service
  • Un service essentiel pour les enseignants ne disposant pas d'un ENT

 Les - de Apps.Education

  • Service fonctionnel mais toujours en version bêta
  • Outils Nextcloud avancés (activité, carnet, deck) qui nécessitent un temps de prise en main
  • Tutoriels pas toujours complets pour toutes les applications
  • Pas de messagerie intégrée (notamment académique), ni de tchat.
 

    Accéder à Apps.Education

  • Chaque agent de l'Éducation nationale dispose d'un compte accessible à partir de son adresse académique. Pour créer votre espace :
    • rendez-vous sur la page Apps.Education Grenoble. En cliquant sur "Se connecter" pour la première fois, vous serez amené à créer votre compte avec votre adresse académique (tous les détails figurent sur la page de connexion).
  • Les personnes hors Éducation nationale (parents, partenaires...) accèdent aux dossiers partagés via un lien URL que vous leur transmettez, créé automatiquement lors du partage d'un dossier/fichier. Vous choisissez les droits que vous leur accordez (lecture seule, édition, dépôt de documents dans un dossier).
 

    Mettre en place des instances à distance avec Apps.Education pour les chefs d'établissements : Big Blue Button

Par défaut, lors de la première connexion sur votre espace Apps.Education, votre bureau est vide. C'est à vous de le peupler en allant sélectionner les applications qui vous intéressent. Voici comment procéder :

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Vous accédez alors à une page qui vous permet de personnaliser votre bureau en sélectionnant les applications que vous voulez voir apparaître dessus. Il suffit pour cela de cliquer sur le petit drapeau de l'application qui devient alors bleu : l'application apparaîtra sur le bureau.

 

 

Une fois connecté sur votre bureau (image de gauche), cliquez sur "Applications".

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Apps.Education regroupe trois services de visioconférences, dont le principal est Big Blue Button. Il s'agit de l'application libre sur laquelle est basée visio-Agents : vous trouverez donc sur la page dédié à visio-agents de notre site tous les tutoriels nécessaires à la mise en place d'une visioconférence puisque les services sont identiques. La tripartition Écoles/Collèges/Lycées a pour seul objectif de répartir la charge de connexion sur des serveurs différents afin d'assurer une qualité de connexion optimale aux utilisateurs.

"Ma classe à la maison" est un renvoi vers la plateforme de visio-conférence du CNED qui est réservée pour un usage enseignant/élèves (pour rappel, tous les tutoriels pour les enseignants sont disponibles sur cette page).

Enfin, "Webconférence" correspond à "Rendez-vous" de Renater (guide utilisateur).

 Webconférence est configuré pour accueillir de petits groupes (6 personnes pour une qualité optimale et jusqu'à 25).

 

    Héberger et partager des données avec Apps.education : Nextcloud

Nextcloud est une application libre et gratuite. C'est un espace de stockage en ligne pour déposer, conserver et partager vos données. Contrairement aux "drive" des multinationales étrangères, cette instance est hébergée sur des serveurs administrées par notre institution ce qui garantit la protection des données déposées (RGPD).

La vidéo ci-contre détaille la procédure pour se créer un compte et présente l'interface utilisateur et quelques unes des diverses applications du service :

  • "Fichiers" : l'espace de stockage en lui-même 
  • "Photos" : qui donne un accès direct à toutes les photos et vidéos stockées dans "Fichiers"
  • "Activités" : historique de votre activité dans Nextcloud
  • "Carnet" : permet de créer et d'épingler des notes
  • "Deck" : outil d'organisation de type Kanban destiné à la planification personnelle et à l'organisation et la gestion des projets pour les équipes. Les différentes tâches sont ajoutées sous forme de carte qui peuvent être partagées avec votre équipe et peuvent contenir des pièces jointes. Les membres de l'équipe peuvent poster des commentaires.

La vidéo aborde également les possibilités de gestion des fichiers déposés :

  • La création d'une arborescence de dossiers, sous-dossiers...
  • Le dépôt de tout type de documents avec visualisation directe dans Nextcloud, sans outil tiers (PDF, vidéos) et édition directe des documents avec Collabora (suite bureautique online basée sur Libre office)
  • La possibilité de saisie de note en entête des dossiers
  • Le partage des fichiers déposés avec la gestion des droits accordés.
  • La synchronisation de votre espace Nextcloud en ligne accessible depuis votre ordinateur avec l'application gratuite Nextcloud disponible sur téléphone, tablette et ordinateur (Apple, Android, windows, linux, masOS).

La ressources ci-dessous reviennent de manière plus détaillée (pas-à-pas) sur les différents paramètres de partage possibles :

  • "Espace ressources" : partage avec téléchargement et lecture seule autorisée via un lien URL (ex : mise à disposition de documents pour les familles...).
  • "Boîte aux fichiers" : espace de dépôt par une personne extérieure via un lien URL (ex : dépôt par les familles d'attestation signées, remise de devoir d'élèves...).
  • "Mutualisation" : mélange des deux situations précédentes : le propriétaire du compte Nextcloud et la personne extérieure peuvent déposer des documents et en télécharger.
      PDF

   Espace ressources

Diffuser des documents
 
      PDF

   Boîte aux fichiers

Créer une boîte de dépôt
 
      PDF

   Mutualisation

Dossier partagé
 
 

    Organiser et piloter un vote avec Apps.Education : Nextcloud

 

Nextcloud dispose d'une application "Sondages" qui autorise deux types de vote :

  • un sondage par choix de date (de type Doodle ou Evento)
  • un sondage texte (avec des propositions).
      Vidéo

   Sondage de type "date"

Tutoriel pour créer un sondage proposant un choix de date
 
      Vidéo

   Sondage de type "texte"

Tutoriel pour créer un sondage/un vote basé sur des propositions
 
 

    Faciliter le travail collaboratif

Dans Nextcloud, un dossier peut être pensé comme un espace de travail mutualisé pour faciliter le travail d'équipe à distance. Il faut pour cela que le dossier soit partagé et paramétré afin de donner à chacun des droits en écriture, chaque membre de l'équipe pourra ainsi venir consulter, déposer, commenter et amender les documents présents dans le dossier (voir les tutoriels dans la partie "Héberger et partager des ressources")

La suite bureautique Collabora, intégrée dans Nextcloud, permet d'éditer des documents, des tableurs et des présentations. Il d'agit d'une suite bureautique en ligne basée sur LibreOffice avec des fonctions d'édition collaborative, qui prend en charge tous les principaux formats de documents, feuilles de calcul et fichiers de présentation, et fonctionne dans tous les navigateurs modernes. Les utilisateurs peuvent également insérer des commentaires et y répondre.

Le webinaire ci-dessous présente ses fonctionnalités :

 

 

 

 

Accessible depuis l'application fichier, en cliquant sur "+", "Diagramme" permet de créer tout type de schémas, diagrammes et de cartes mentales à partir de modèles préformatés.

Ci-contre, quelques exemples de modèles disponibles.

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Enfin, l'application "Deck" est un outil de gestion de projet de type Kanban qui permet à chaque collaborateur de visualiser le projet dans sa globalité : les grandes étapes, les tâches assignées à chacun et les date auxquelles elles doivent être réalisées, les documents partagés nécessaires au projet et les commentaires des uns et des autres.

Colonne centrale : aperçu de l'application

Colonne de droite : tutoriel pour organiser, gérer et partager un projet.

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      Vidéo

   Nextcloud : "Deck"

Un outil de gestion de projet en équipe (type Kanban)