Tenir des instances à distance avec Visio-agents et VIA

Avant que ne démarrent les réunions et conseils en visio-conférences, Il est important de rappeler quelques points préalables et impératifs :

Au cours de ces visioconférences, des données personnelles sont utilisées, parfois des données confidentielles :

  1. TOUS les participants restent soumis à un devoir de discrétion 

  1. De ce fait, chaque participant est seul devant son écran : on ne participe pas en famille ou avec ses amis 

  1. La captation de tout ou partie (son, image fixe ou vidéo…) de ces réunions est strictement interdite et exposerait l’auteur à des poursuites judiciaires (RGPD et droit à l'image).

Le conseil de la DRANE

La Drane - Site de Grenoble conseille vivement Visio-agents qui se révèle plus stable que VIA, plus performant en qualité d'image et de son et plus simple d'utilisation pour les participants (pas de clients à installer, la fenêtre de visio-conférence s'ouvre directement dans le navigateur).

    Mettre en place des instances à distance avec Visio-agents pour les chefs d'établissements

visio-agents.education.fr est un service proposé par la Direction interministérielle du numérique et la Direction du numérique pour l'éducation française basé sur l'outil Big Blue Button. Tout agent peut créer ses salons et y inviter des participants de l'administration ou de l'extérieur.

1 caméra 5 caméras 10 caméras 20 caméras 30 caméras
350 personnes 250 personnes 150 personnes 100 personnes maximum 50 personnes
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   Réunion improvisée

Une visioconférence en un clic
 
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   Participer

Découvrir l'interface, les fonctionnalités
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   Salon personalisé

Définir les droits des participants, l'enregistrement,...
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   Matériel et navigateur

Gérer son micro et sa caméra sur son navigateur
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   Gérer les participants

Modification des rôles, couper les micros et caméras
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   Gérer les documents

Afficher un document, le faire défiler et l'annoter
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   Réunion privée

Créer des groupes et ateliers
 
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   Enregistrement

activer l'enregistrement, le diffuser
 
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   Sondage

Collecter les avis, les votes des participants
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   Au téléphone

Rejoindre une réunion au téléphone pour l'audio

    Pas à pas pour créer un CA ou un conseil de classe virtuel avec Visio-agents

 

En tant qu’agent de l’État, si vous organisez régulièrement des visio-conférences, vous pouvez créer un compte pour organiser et conserver facilement vos salles de réunions virtuelles.Vous avez la possibilité de créer autant de salles de réunions que vous le souhaitez et de les configurer indépendamment.

Dans le cadre des conseils de classe, il est essentiel de créer une salle de réunion par conseil afin que seules les personnes concernées puissent se connecter avec le lien unique de la réunion virtuelle.

  1. Je me crée un compte sur Visio-Agent en cliquant sur "Se connecter ou créer un compte". Je sélectionne le guichet "Académie de Grenoble" et j’utilise mon identifiant et mon mot de passe académique.
  2. Afin de créer ma première salle de réunion virtuelle, au bas de la page, sous « Mes salle de réunions », je clique sur « Créer une salle de réunion » pour accéder au paramétrage de la salle virtuelle.

 

Paramétrer sa réunion Visio-agents

 

  1. "Titre de la réunion" me permet de donner un nom unique à cette salle (par ex. : Conseil 2nde 4)
  2. Je choisis le nombre de participants et la durée en laissant une marge et je modifie éventuellement le texte de bienvenue ("Bienvenue dans cette réunion <u> <strong> %%CONFNAME%% </strong></u>" "Bienvenue dans le <u> <strong> conseil de classe de la 2nde 4 </strong></u>").
  3. J’ai la possibilité d’ajouter une salle d’attente afin d’être certain que n’accèdent à la réunion que les personnes dûment identifiées. Il faudra autoriser individuellement chaque participant présent dans la salle d’attente à rejoindre la réunion. Il peut être intéressant pour cela de désigner comme "modérateur" un membre du conseil (par ex. le professeur principal) afin que l’organisateur de la réunion puisse se concentrer sur l’accueil des participants.
  4. L’onglet "Gestion des permission" permet un paramétrage par défaut (modifiable depuis la salle) des éléments suivants :
    • Empêcher les participants de voir les webcams des autres (seuls les modérateurs les verront)
    • Verrouiller les caméras et les micros pour empêcher les participants de les activer
    • Activer ou désactiver par défaut le micro des participants à la connexion
    • Désactiver le tchat public et désactiver les tchats privés
    • Désactiver la prise de note collaborative
  5. L’onglet "personnalisation" permet :
    • De personnaliser le message d’accueil des modérateurs
    • De choisir une url de redirection à la fin de la réunion (par défaut, la déconnexion renvoie vers un sondage de satisfaction du service)
    • De renouveler les liens de connexion modérateur et participant
  6. Enfin, l’onglet « Enregistrement » permet d’autoriser le modérateur à enregistrer la réunion.
    Nous vous rappelons cependant que la captation de tout ou partie (son, image fixe ou vidéo…) de ces réunions est strictement interdite et exposerait l’auteur à des poursuites judiciaires (RGPD et droit à l'image).
  7. Je clique sur "Créer la réunion".

Il faut maintenant préparer la réunion en envoyant le lien aux participants puis en ajoutant les documents qui seront présentés.

 

Préparer sa réunion

 

  1. De retour sur la page d’accueil, je choisis ma salle de réunion. Le bouton « Inviter » permet d’accéder aux liens à envoyer aux modérateurs (qui auront accès aux réglages de la réunion, à la présentation de document, à la validation des participants en salle d’attente…) et aux participants.
  2. Je clique ensuite sur « Lancer » ma réunion. Une pop-up me propose d’accéder à la réunion avec mon microphone ou en écoute seule. Je clique sur « Microphone » et j'autorise mon micro (via une pop-up au centre de l’écran sur safari, à gauche de la barre d’adresse sur Chrome). La procédure est la même lors de l’activation de la caméra
  3. Pour charger un document à présenter, je clique sur "+", en bas à gauche de l'écran puis sur "Gérer la présentation". Je choisis le fichier que je veux charger puis je clique "confirmer" pour initier le téléversement.
  4. Le bouton "+" permet également à un modérateur qui n'est pas présentateur de prendre la main en cliquant sur "Devenir présentateur". Il pourra alors à son tour présenter des documents ou partager son écran.
  5. La roue crantée en regard des "Utilisateurs" permet d'exporter la liste des participants à la réunion au format texte.
  6. Voici comment se présente la salle de réunion (les webcams des participants apparaissent au dessus de la diapositive lorsqu'il y a plusieurs participants):
Thumbnail

Proposer un sondage

 

  1. Je clique sur le bouton "+" puis sur "Débuter un sondage".
  2. J'écris ma question dans l'encart réservé puis je choisis le type de réponse proposées par défaut (pour les trois premières possibilités, il est possible d'ajouter un élément de réponse, par ex : E...) :
    • Vrai/Faux
    • A/B/C/D
    • Oui/Non/Abstention
    • Réponse utilisateur (texte libre)
  3. Les réponses des participants s'affichent sur mon écran et j'accède aux réponses de chaque utilisateur. Une fois toutes les réponses obtenues, je clique sur "Publier les résultats du sondage" afin qu'ils s'affichent sur l'écran de tous les participants.

    Mettre en place des instances à distance avec VIA pour les chefs d'établissements

 

Cette solution est viable dans la mesure où tous les participants ont une bonne connexion. Dans le cas contraire, il existe des solutions alternatives que vous trouverez sur cette page : Outils institutionnels.

Les collèges de l'Isère disposent d'une visioconférence intégrée à l'ENT qu'il est possible d'utiliser pour cet usage.

Si vous ne pouvez pas utiliser VIA et que avez des questions précises sur la tenue des instances virtuelles à partir des outils alternatifs, vous pouvez contacter ce.dane@ac-grenoble.fr et nous vous proposerons une réponse personnalisée.

Administré par le pôle national de compétence FOAD, VIA est un service de visioconférence en accès illimité pour les formations et la tenue d'instance comme les conseils d'administration ou les conseils de classe à distance.

Avec ce service, vous pouvez :

Organiser et animer une réunion virtuelle :

  • partager vos supports de présentation,
  • organiser des débats ou des discussions de groupe,
  • mettre une tableau blanc à disposition,
  • proposer un sondage ou un vote en ligne,
  • enregistrer la réunion pour la mettre à disposition en différé (vous devrez dans ce cas en avertir explicitement les participants).

Participer à une réunion virtuelle :

  • voir les supports de présentation,
  • poser des questions, interagir, 
  • contribuer à un tableau blanc,
  • répondre à un sondage ou un vote en ligne,
  • partager des documents depuis votre poste de travail.

    Les Tutoriels PDF

 

Vous trouverez ci-dessous différents tutoriels vous permettant de préparer et de mener votre réunion sereinement.

 

 Avant de commencer

   Les prérequis techniques

Quels systèmes d'exploitation ? Quels navigateurs ? Quels plugins ?
 Accéder à la classe virtuelle

   Installer l'appli VIA

Accéder à une classe virtuelle avec l'application VIA.
Vérifier sa configuration

   Utiliser l'assistant

Votre matériel et votre connexion sont-ils bien configurés ?
 Ce qu'il faut savoir

   Quelques conseils

Petit guide des bonnes pratiques en classe virtuelle
Livret de présentation

Les fiches mémo

Créer, paramétrer, animer ou participer à une réunion virtuelle
Guide d'utilisation

   Le guide complet

Toutes les fonctionnalités pour paramétrer et animer sa réunion
Prendre VIA en main

   L'interface 

Tout ce qu'il faut savoir pour animer et collaborer en temps réel

 

    Les Tutoriels interactifs et en vidéo

 

 Les activités sans inscription

   Inviter des participants 

Pourquoi et comment créer une activité sans inscription ?
 Animer sa réunion

   Les fonctionnalités

Les fonctionnalités essentielles pour animer sa réunion

    Les outils indispensables pour un Conseil d'administration et un conseil de classe

 

 L'outil sondage

   Créer des sondages et faire voter

 L'outil partage d'écran

   Partager son écran avec les participants

 Présenter des documents

   Présenter différents documents

 Les outils d'annotation

   Annoter des documents, un tableau blanc

 Options personnelles et liste d'utilisateur

   Gérer son état et les participants

    Pas à pas pour créer un CA virtuel avec VIA

 

Attention, afin d'éviter tout problème lié à la non prise en charge de flash par les navigateurs, nous vous recommandons d'installer l'application VIA et de paramétrer votre profil pour que les activités VIA se lance automatiquement depuis l'application.
Voici la procédure à suivre :

  1. Je me connecte au PIA avec mes identifiants académiques puis, dans l'onglet "Outils collaboratifs", je clique sur "Classes virtuelles et réunion en ligne (VIA)".
  2. Je clique sur l'onglet "Téléchargements", puis au bas de la page sur "Télécharger l'installeur"
  3. Je lance l'installeur et j'installe l'application
  4. Je retourne ensuite sur la page VIA ouverte dans mon navigateur internet puis je clique sur "Mon profil". Dans la dernière ligne, "Mode d'accès via", je choisis "Application Bureau" afin de forcer l'ouverture des classes VIA depuis l'application. Je clique sur "Enregistrer"

 

Paramétrer sa réunion VIA

  1. Je me connecte au PIA avec mes identifiants académiques puis, dans l'onglet "Outils collaboratifs", je clique sur "Classes virtuelles et réunion en ligne (VIA)".
  2. Je clique sur "Mes activités" puis sur "Créer une activité".
  3. Je renseigne le titre de mon activité, je choisis la date, l'heure (prévoir une marge d'1/4h) et la durée. Dans "Accès à l'activité", partie "Droit d'accès", je choisis "Public" et j'indique un mot de passe que je transmettrai aux participants avec le lien d'accès.
  4. Mon activité est créée : elle apparaît maintenant dans l'onglet "Mes activités" (attention, ce dernier s'affiche par défaut par semaine. Il est possible de paramétrer l'affichage avec "Jour, Semaine, Mois, Année).

Attention, par défaut, l'affichage des activités se fait par semaine. Il est possible de modifier ce paramètre avec "Jour, semaine, mois, année".

 

Il faut maintenant la préparer en ajoutant les documents que je veux montrer aux participants.

 

Préparer sa réunion

  1. Depuis l'onglet "Mes activités", je choisis mon activité et je clique sur "Préparation"

    Attention, Il suffit d'attendre que la classe se charge : ne pas cliquer sur "Connexion"

  2. Un message m'indique que je peux accéder à mon activité en mode préparation : je clique sur "Accéder"
  3. Sur la partie droite de l'écran, en dessous de la ligne "Voulez-vous ajouter du contenu à présenter, je peux :"
    • importer des documents dans différents formats (word, pdf, ppt...)
    • créer un sondage
    • créer un tableau blanc
    • ajouter un lien internet

 

Créer et lancer un sondage/un vote

  1. En cliquant sur "Créer un nouveau sondage", une fênetre s'ouvre dans laquelle je peux indiquer le titre de mon sondage. Je clique ensuite sur "Ajouter une question" (et sur "Enregistrer" pour chaque nouvelle question. Je tape ma question (100 caractères maximum) et je sélectionne son type :
    • Choix multiple / réponse à choix multiple : permet aux participants de sélectionner plusieurs réponses dans une liste pouvant contenir jusqu'à 12 choix
    • Choix multiple / réponse unique : permet de sélectionner une seule réponse parmi 12 choix possibles
    • Échelle de valeurs : permet de sélectionner une seule réponse sur une échelle de valeurs horizontale
    • Réponse abrégée : les participants peuvent taper une réponse avec un maximum de 500 caractères.
  2. De retour sur l'interface du sondage, des flèches me permettent ensuite de modifier mes questions ou de modifier leur ordre d'affichage durant le sondage
  3. Pour lancer le sondage durant l'activité, je clique sur mon sondage dans l'onglet "Présentation". Je peux alors choisir plusieurs options :
    • Mode anonyme : permet de recueillir les réponses de manière anonyme
    • Faire participer les animateurs : permet aux participants qui ont été paramétrés comme "animateurs" de la réunion de pourvoir également répondre
    • Présenter toutes les questions sur une seule page
    • Partager les résultats : permet à chacun de voir les résultats finaux du sondage
    • Mettre une limite de temps pour répondre
  4. Je clique sur "Lancer le sondage"
  5. A la fin du sondage (soit parce que le temps est écoulé, soit parce que j'ai choisi de terminer le sondage), si je n'ai pas coché la case "Partager les résultats" à l'étape précédente, chacun a une vue graphique de ses propres réponses. Les animateurs visualisent les résultats globaux pour chaque question.
  6. Si je n'avais pas coché la case "Partager les résultats", je peux quand même en sélectionnant mon sondage cliquer sur "Partager les résultats" pour offrir une vue à tous les participants.
    Ces résultats restent consultables à tout moment en retournant dans mon activité et en sélectionnant le sondage.

    Solutionner les problèmes matériels

 

 Problème de son

   Faire fonctionner la sortie son

Paramétrer correctement sa sortie audio (hauts parleurs et casque)
 Problème de micro

   Faire fonctionner le micro

Paramétrer correctement son micro
 Problème de connexion

   Optimiser sa bande passante

Comprendre et gérer l'utilisation de sa bande passante